Todo sobre la facturación electrónica obligatoria para empresas y profesionales

Otra de las novedades que trae la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, es el uso de la facturación electrónica obligatoria para empresas y profesionales.

A partir de la ley antifraude de 2021 ya se encaminaban a las empresas a tener una facturación digital. En esta ley se obliga a las empresas a utilizar un software de contabilidad y gestión. Básicamente, fue la antesala de lo que se pretendía más tarde con la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, una facturación electrónica utilizada para todo tipo de empresas, profesionales y autónomos.

Facturación electrónica obligatoria para empresas privadas

La facturación electrónica obligatoria facilita las relaciones comerciales entre empresas, aumenta la transparencia mercantil y combate la morosidad en operaciones comerciales. Además, las facturas electrónicas deben incluir requisitos técnicos y de información para verificar la fecha de pago y los periodos de pago. Esto último tiene vital importancia, ya que a partir de esta nueva ley las empresas que cumplan sus obligaciones no podrán tener acceso a subvenciones ni participar en concursos públicos.

Hasta entonces, la factura electrónica solo era obligatoria para el sector público para facilitar la transparencia en sus servicios. Pero ahora se expande a todas las empresas privadas y profesionales.

¿Para quién es obligatoria la factura electrónica?

Las empresas obligadas a emitir facturas electronicas son aquellas que tengan operaciones mercantiles con otras empresas y profesionales. Es decir, la factura electrónica es obligatoria para el business to business. No obstante, también será obligatoria para las empresas de servicios públicos siempre y cuando así lo requieran sus clientes.

Requisitos técnicos

Aunque se tiene en cuenta la realidad actual de las empresas que ya cuentan con una facturación electrónica y con el propósito de no perjudicarlas, se han definido una serie de nuevos requisitos técnicos para las facturas electrónicas. 

Actualmente una factura digital contiene los datos básicos de los servicios, datos fiscales de las empresas, etc. Ahora, la facturación electrónica va más enfocada a los medios de interconexión e interoperabilidad entre las empresas. Es decir, que tanto emisores o receptores tengan acceso a las plataformas de facturación para poder comprobar las facturas emitidas, reclamarlas, descargarlas y llevar un control de forma gratuita.

¿Cuándo es obligatorio emitir facturas electrónicas?

Para las empresas que facturen más de ocho millones de euros al año, la facturación eléctrónica obligatoria comienza en un año tras la publicación de esta ley. Para las empresas el resto de las empresas y profesionales, la utilización de la factura digital será obligatoria a partir de dos años.

Sanción por no utilizar la facturación electrónica

Las empresas y profesionales que no utilicen la facturación electrónica obligatoria y el acceso a sus clientes pasado el plazo de transición podrán ser apercibidas con sanciones de hasta 10.000€. 

Diez puntos claves de la facturación electrónica obligatoria

1. Todos las empresas y profesionales están obligadas a expedir, remitir y recibir facturas cuando realicen operaciones con otras empresas y profesionales.
2. Tanto emisores como receptores deben favorecer la interconexión e interoperabilidad gratuita. Ya sea mediante plataformas propias o servicios de terceros.
3. Durante cuatro años desde la emisión de la factura, los destinatarios podrán solicitar copias de sus facturas sin coste adicional.
4. Las empresas de servicios públicos están obligadas a emitir facturas electrónicas cuando los clientes particulares la soliciten. Quedan exentas las agencias de viaje, transporte y comercio al por menor, salvo que la contratación se haya realizado por vía electrónica.
5. El gobierno podrá obligar a otras empresas similares al punto 4 a utilizar la facturación electrónica obligatoria por la naturaleza del servicio que presten o por su número elevado de facturas.
6. Las facturas electrónicas deberán cumplir todo lo dispuesto en la normativa específica sobre facturación. Así mismo, los sistemas y programas informáticos o electrónicos que gestionen los procesos de facturación y conserven las facturas electrónicas deberán respetar los requisitos a los que se refiere el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y su desarrollo reglamentario.
7. Las empresas del punto 4 deben facilitar el acceso a las plataformas para leer, copiar y descargar las facturas electrónicas. Estas plataformas deben ser gratuitas.
8. El periodo de consulta de la factura no cambia si terminan las relaciones comerciales entre ambas empresas o profesionales.
9. Sanciones de hasta 10.000€ para las empresas que no faciliten el acceso a las plataformas electrónicas a sus clientes siempre y cuando estén obligadas.
10. El procedimiento de acreditación de la interconexión y la interoperabilidad de las plataformas se determinará reglamentariamente.